Knelpunten in de organisatie

Inleiding

In de loop van 2019 ontstond steeds nadrukkelijker het inzicht dat de kloof tussen toezeggingen realiseren, ambities en wensen en wat er daadwerkelijk geleverd en gerealiseerd werd groter werd. Planningen werden niet gehaald, zowel naar inwoners als naar de raad.  Begin november hebben de burgemeester en de gemeente secretaris in een gesprek met de raad aangegeven hoe de organisatie ervoor staat:

• Het piept en het kraakt op een aantal gebieden, terwijl het op andere gebieden swingt. Waar het piept en kraakt is de berg werk die er ligt groter dan de organisatie aan kan.
• Op een aantal terreinen is de basis niet op orde en daar zijn we in 2019 hard tegen aangelopen.
• De afgelopen jaren is er fors bezuinigd op de organisatie en dat heeft ertoe geleid dat er afdelingen zijn, die kwalitatief en kwantitatief onder bemenst zijn. De benchmark van Berenschot  illustreert dit (zie paragraaf in dit hoofdstuk). Bovendien missen we op een aantal terreinen senioriteit en zwaarte in ons medewerkersbestand. En er is geen geld om nu dit aan te pakken.
• Op een aantal gebieden vinden er transities plaats: sociaal domein, energie en grondstoffen, de nieuwe omgevingswet, klimaat adaptatie, buitengebied, etc. Kenmerkend voor deze transities is dat oude aanpakken aan het eind van hun levensduur zijn en nieuwe vormen van besturing, aanpak en samenwerking gevonden moeten worden. Het is dan zoeken naar nieuwe oriëntaties en dat zijn we van huis uit niet gewend.

We hebben de knelpunten en noodzakelijke extra formatie per programma in beeld gebracht. In dit hoofdstuk is hiervan een samenvatting gemaakt.

Extra formatie per programma

We hebben per programma de knelpunten in beeld gebracht en daarbij een inschatting gemaakt welke formatie-uitbreidingen gerealiseerd moeten worden om alle ambities uit te kunnen voeren.
Dit leidt tot onderstaand totaaloverzicht:

Uitkomsten benchmark

Medio 2019 is door het bureau Berenschot een benchmark uitgevoerd, waarbij onze formatie en kosten vergeleken zijn met referentiegemeenten. Uitgangspunt daarbij was de begroting 2019!
Referentiegemeenten zijn gemeenten die qua omvang, samenstelling, sociale structuur e.d. vergelijkbaar zijn met onze gemeente.

De conclusie uit deze benchmark was:
"De totale apparaatskosten (primair proces en overhead) per inwoner zijn 9% lager dan gemiddeld (= - € 9 miljoen)."
Dit is substantieel te noemen.

Onder apparaatskosten verstaat Berenschot de loonkosten, inhuurkosten, materiële kosten en kosten van taken belegd bij derden (en gecorrigeerd voor opbrengsten uit diensten voor derden).

De lagere apparaatskosten zijn te verdelen in:

• Primair proces (diensten en producten voor burgers): 6% lagere kosten en dit is een bedrag van - €4,7 miljoen. Hierbij is aangegeven dat dit bestaat uit 6% meer formatie (+27,4 fte) en minder taken belegd bij derden.
• Overhead: 21% lagere kosten en dit is een bedrag van - € 4,3 miljoen. Hierbij is aangegeven dat dit bestaat uit 17% minder formatie (-35,3 fte) en evenveel taken belegd bij derden.

De lagere apparaatskosten zijn dus redelijk gelijk te verdelen over het primaire proces en de overhead. Op beide onderdelen scoren we een stuk onder het gemiddelde.

Voordat een verdere conclusie getrokken kan worden, is het van belang dat gekeken wordt naar de werklast (oftewel de productie). Ook dit heeft Berenschot gedaan op basis van diverse kengetallen.

Dit geeft het volgende meer detailbeeld:

Primair proces (- €4,7 miljoen):

• Kosten WABO (+ 1,2 miljoen hoger), lijken niet in verhouding tot de werklast indicatoren. Vooral door hogere formatiekosten.
• Kosten ruimtelijke ordening en volkshuisvesting (+ 1 miljoen hoger), lijken niet in verhouding tot de werklast indicatoren. Vooral door hogere formatiekosten.
• Kunst en cultuur en oudheidkunde (- € 1,4 miljoen lager). Inclusief structurele subsidies is dit verschil 5% lager. Hiermee is het verschil beperkter. Lijkt niet in verhouding tot de werklast indicatoren. Wel ongeveer 3 fte minder formatie.
• Verkeer, vervoer en wegen (- € 1,4 miljoen lager). Ligt in verhouding met werklast indicatoren. 4,4 fte minder formatie maar is dus verklaarbaar.
• Educatie/ onderwijs (- €1,4 miljoen lager). Ligt in verhouding met werklastindicatoren. 3,2 fte minder formatie maar is dus verklaarbaar.
• Sociale voorzieningen (- €1,3 miljoen lager). Ligt in verhouding met werklast indicatoren. We hebben hier meer interne kosten dan gemiddeld, maar ook minder taken belegd bij derden (we doen veel zelf).
• Jeugd (- € 1 miljoen lager). Dit ligt niet in verhouding met de werklast (aantal jeugd cliënten 28% lager).

Uit bovenstaande analyse blijkt dat voor een totaalbedrag van circa € 5 miljoen "verklaarbaar" is door lagere werklast. Hierbij moet uiteraard nadrukkelijk opgemerkt worden dat dit "slechts" een benchmark is en dat het niet mogelijk is om op basis hiervan een oordeel te vellen. Het is een onderdeel wat input geeft om een beeld te vormen van de huidige situatie!

Overhead (- € 4,3 miljoen):

• Directie en management in primaire proces, excl. Programmamanagement (+ € 0,3 miljoen hoger). Dit zijn loonkosten.
• Informatisering & Automatisering inclusief materiële kosten (- € 2,3 miljoen lager). De investeringen en personele kosten zijn in de begroting 2020 behoorlijke gestegen.
• Bestuurszaken en bestuursondersteuning (- € 0,9 miljoen lager). Dit zijn loonkosten.
• Financiën en control (- € 0,8 miljoen lager). Dit zijn loonkosten
• Personeel & Organisatie (€ -0,4 miljoen lager). Dit zijn loonkosten. Door vrijmaken van extra formatie voor afdelingshoofd P&O wordt dit gedeeltelijk aangepast.

De kosten van de overhead (in de definitie van Berenschot) zijn lager dan de benchmark (de laagste van de referentiegroep). Een oorzaak kan zijn dat wij minder bedrijfsvoeringstaken centraal belegd hebben en meer decentraal.

Andere opvallende zaken uit de benchmark:

• Qua salarisschalen hebben we als gemeente relatief:
  • veel medewerkers in schaal 4
  • veel medewerkers in schaal 10/ 10a en relatief minder in schaal 11 en 12.
• Het ziekteverzuim is hoger dan gemiddeld (5,5% t.o.v.  5,1 %)
• Het begrote opleidingsbudget per medewerker is 18% lager dan gemiddeld