Programma 10. Besturen in verandering van tijden

Het doel van dit programma is beschreven in de programmabegroting. In dit programma werken we aan de ondersteuning van de gemeentelijke processen op gebied van besluitvorming, personeel en ICT, facilitaire ondersteuning, aan de regionale samenwerking en aan kracht van de samenleving.

• De Dienstverlenende Organisatie
• ICT
• Onze organisatie
• Oss en de regio
• Schadewijk
• Bestuur

• De gemeente Oss is qua inwoneraantal sterk gegroeid door herindelingen. In de loop der tijd zijn er tal van kleinere gemeenten bij gekomen. In de kwalitatieve personeelsformatie is onvoldoende tot uiting gekomen dat de gemeente een 100.000 inwoners gemeente nadert. Op een aantal terreinen missen we senioriteit en strategisch vermogen. We zijn een grote kleine gemeente.
• De afgelopen jaren is duidelijk geworden dat het verschil tussen ambities en beschikbare formatie te groot is. In 2019 hebben we aangegeven dat het in de organisatie piept en kraakt. Het benchmark onderzoek van Berenschot onderbouwt dit. De totale apparaatskosten – primair proces en bedrijfsvoering – per inwoner zijn gemiddeld 9 % lager vergeleken met de benchmarkgemeenten. Dit is substantieel lager. De helft is te verklaren uit een lagere werklast, de andere helft illustreert de kloof. Voor zowel de kwalitatieve als de kwantitatieve personeelsimpuls is op dit moment geen budget geen beschikbaar.
• Voor de ICT organisatie staan twee ingrijpende ontwikkelingen voor de deur: applicaties die door de leveranciers alleen nog maar in de Cloud worden aangeboden en de verdergaande digitalisering. Beide omarmen we graag, maar in een omgeving die druk bezig is om de basis op orde te krijgen vraagt dit flink kunst- en vliegwerk van mensen en financiële middelen.

De organisatie heeft te maken met grote opgaven:

• De decentralisaties in het sociale domein hebben nog niet geleid tot personele en financiële stabiliteit. We zien dit bij voorbeeld terug bij de formatie WMO en het budget voor jeugdzorg.
• Een sterke druk op maatwerk in het sociaal domein en toekomstige Omgevingswet. Standaardisatie lijkt oppervlakkig bekeken in een verkeerd daglicht te staan, maar Osse standaards hebben veel te bieden. Daarmee kunnen we veel vragen van inwoners afhandelen, zonder onpersoonlijk te worden. Digitalisering helpt daarbij.
• De  uitstroom van ruim 200 medewerkers de komende 10 jaar door pensioneringen in een tijd van krapte op de arbeidsmarkt. Hoe aantrekkelijk zijn wij als werkgever? Hoe zit het sowieso met de krapte in COVID-19 tijd?
• Naast de genoemde ICT ontwikkelingen als in de Cloud en digitalisering, worden privacy en informatieveiligheid steeds belangrijker. We pareren tientallen cyberaanvallen per week, testen nieuwe applicaties op veiligheid en moeten de poorten van onze systemen voortdurend bewaken. Dit vraagt steeds meer menskracht.
• De samenleving krijgt te maken met tal van maatschappelijke opgaven: energie transitie met windmolens en zonneparken, duurzame afvalinzameling, omgevingsdialogen bij ruimtelijke initiatieven. Wordt de gemeente de uitvoerder of tegenhouder van allerlei wensen van actieve groepen, inwoners en organisaties? Voert de gemeente op basis van eigen opvattingen regie? Laat de gemeente los en/of bewaakt de gemeente hooguit proces spelregels?

• We hebben ingezet op het zoveel mogelijk door laten gaan van de besluitvorming. Inmiddels is digitaal stemmen mogelijk en is de eerste digitale Raadsvergadering een feit. Schriftelijke eerste termijnen en de digitalisering van het inwonerscontact bevallen niet en worden aangepast. Een aantal avonden met inwoners over bijvoorbeeld woningbouw of wijk activiteiten is tot nader orde opgeschort. We ontwikkelen op dit moment alternatieve vormen van participatie, zowel digitaal als in kleinere aantallen. Gaan die het persoonlijk contact (grotendeels) vervangen?
• Tijd en plaats onafhankelijk werken is toegenomen door thuiswerken. Drie kwart van onze kantoormedewerkers werkt thuis. We investeren in persoonlijke contact en in de band met Oss. Thuiswerken faciliteren we met beeldschermen en bureaustoelen.
• Thuiswerken betekent een zwaardere belasting op de beschikbaarheid van het netwerk en een groter risico voor informatieveiligheid. We hebben extra ingezet op de invoering van digitaal vergaderen met veilige applicaties. Daarnaast is er een groeiende vraag naar online systemen die samenwerking binnen en tussen teams en tussen teams en onze externe partners ondersteunen. We zullen versneld Office 365 invoeren, het pakket dat het delen van informatie een stuk eenvoudiger maakt.
• We hebben bij het begin van de crisis onmiddellijk de essentiële en kritische processen in beeld gebracht en geborgd. Denk aan uitbetalen uitkeringen, afvalinzameling, aangiftes doen, openbare orde en veiligheid. In totaal zijn er circa 60 benoemd en daarvan is de continuïteit verzekerd. Daarnaast hebben we een makelpunt voor medewerkers ingericht, waar medewerkers voor wie werk tijdelijk weg viel/valt, worden gekoppeld aan ander werk. Dat heeft al veel matches opgeleverd.  Bij het makelpunt kunnen medewerkers zich ook melden als er hulp bij teveel werk nodig is.

Kansen

1. Voor de crisis was het door de oververhittende economie moeilijk om aan mensen te komen. De vraag is of na de crisis medewerkers beschikbaar komen van wie contracten elders niet zijn verlengd of beëindigd. Het is een kans om nieuwe mensen aan ons te binden en in te spelen op de naderende pensioneringsgolf.
2. Digitaal werken bevalt over het algemeen prima. COVID-19 leidt tot aanpassing van ons werkconcept, waarbij veel meer sprake zal zijn van afwisseling van op kantoor en elders werken. Van veel meer digitaal met elkaar bijeenkomsten hebben in plaats van in vergaderzalen. Van minder reizen en externe bijeenkomsten en meer korte besprekingen via Teams of Facetime. Van brede vergaderingen naar kortere lijnen met snellere besluitvorming. Van overbezetting aan de Raadshuislaan naar ruimte in de bezetting. Daarnaast verdwijnt hier en daar koud water vrees: WMO-intake gesprekken via de telefoon bleken ook goed te gaan, fysieke afstand staat niet gelijk aan mentale afstand,  
3. Daarnaast biedt digitalisering van primaire processen enorme kansen: in het sociaal domein, bij vergunningen en ruimtelijke aanvragen, in de bedrijfsvoering. We doen nog veel op een handmatige manier met niet zelden overbodige stappen. Nu door de nood gedwongen iedereen sneller is gewend aan digitaler werken, kunnen we op die voedingsbodem  met energie en draagvlak doorpakken.

We zetten volop in op de volgende onderdelen: zorgen voor strategische slagkracht, inzetten op programmatisch en projectmatig werken en digitaliseren.

1. De organisatie en de ambitie dienen met elkaar in overeenstemming te zijn. Investeringen in een functiehuis dat past bij een gemeente van onze omvang is noodzakelijk: de ondervertegenwoordiging van de schalen 11, 12 en een enkele 13 (we zijn nu een grote kleine gemeente) holt onze positie uit op de arbeidsmarkt nu al uit. We willen dus op een aantal plekken in de organisatie investeren in strategische slagkracht. Hiermee willen we de verbinding met onze netwerken verbeteren en zo zorgen dat we aan de juiste strategische tafels zitten.
2. We willen ruim baan voor digitalisering/robotisering: de samenleving is er klaar voor en wij ook. Ruimte voor investeringen, waarbij we op basis van business cases inzichtelijk maken wat de kosten en de opbrengsten – niet alleen financieel- bedragen. Daarnaast zijn essentiële netwerk aanpassingen noodzakelijk om informatie veiligheid te blijven garanderen.
3. Daarnaast gaan we naast maatwerk ook uit van de flexibele Osse standaards: in het sociaal domein en  ruimtelijk domein, in de bedrijfsvoering. Daarbij optimaal profiteren van wat op landelijke schaal ( Samen Organiseren van de VNG) wordt ontwikkeld.

We willen richting de programmabegroting ruimte zoeken om voor deze 3 speerpunten structureel € 500.000 vrij te maken. Voor het versterken van strategische functies en om voldoende concurrerend te zijn op de arbeidsmarkt, is verzwaring van ons functiehuis voor specifieke functies noodzakelijk. Hiervoor is extra geld nodig. Daarnaast zetten we stevig in op een ondersteunend systeem voor programmatisch- en projectmatig werken.  
Bij de programmabegroting brengen we in beeld hoe we deze € 500.000 precies gaan besteden.